En la propiedad horizontal es común que año tras año, se presenten informes históricos de ingresos y gastos y con base en ellos, se apliquen incrementos a la cuota de administración. Esta práctica, aunque habitual, suele generar dudas entre los propietarios y puede dar lugar a conflictos que podrían evitarse con una mejor explicación y planeación.
Este artículo explica qué es realmente un presupuesto, qué exige la Ley 675 de 2001 y por qué la falta de una proyección clara puede derivar en impugnaciones.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es una estimación anticipada de los ingresos y gastos que se esperan para un periodo futuro. Su finalidad es estimar cuánto dinero se necesita para cubrir las obligaciones del año que comienza y justificar, con base en cifras razonables y actualizadas, el valor de la cuota de administración.
Un informe histórico, por el contrario, refleja lo que ya ocurrió: cuánto se ingresó y cuánto se gastó en el pasado. Aunque es útil y necesario, no sustituye un presupuesto.
Lo que exige la Ley 675 de 2001
La Ley 675 asigna a la Asamblea General un rol claro frente al presupuesto:
- Artículo 38, parágrafo 2: la asamblea debe aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que presenten el Consejo de Administración y el Administrador.
- Artículo 38, parágrafo 4: la asamblea debe aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias.
Esto implica que lo que se somete a aprobación debe ser un presupuesto real, es decir, una proyección detallada del año que inicia, no solo un ajuste porcentual basado en cifras pasadas.
El problema habitual: histórico ajustado no es igual a presupuesto
En la práctica, muchos conjuntos aprueban documentos que comparan años anteriores y aplican incrementos automáticos por inflación, IPC o aumento del salario mínimo, el inconveniente es que:
- No se detallan los rubros proyectados para el nuevo año.
- No se distingue qué gastos realmente aumentan y cuáles no.
- Se asume que todos los costos crecen por igual, lo cual no siempre es cierto.
Por ejemplo, aunque el aumento del salario mínimo impacta de forma importante rubros como vigilancia y personal, no todos los trabajadores ni todos los servicios se ven afectados de la misma manera. Cuando no existe un detalle claro de cómo se calculan estos valores, el sustento del aumento resulta poco claro para los propietarios.
¿Quién responde si el procedimiento no es claro?
Cuando no existe un presupuesto adecuado y el tema escala, las responsabilidades suelen recaer en este orden:
- Administrador: es quien debe elaborar y someter a consideración el presupuesto anual.
- Consejo de Administración: responde por avalar o permitir que se presente información incompleta.
- Revisor fiscal: puede responder por omisión si no advierte irregularidades evidentes.
- Contador: su responsabilidad suele ser marginal, salvo que certifique información falsa.
El problema en la mayoría de los casos, no es desconocimiento, sino la repetición de prácticas incompletas que nunca son cuestionadas.
Riesgo de impugnación
La Ley 675, en su artículo 49, permite impugnar las decisiones de la asamblea cuando no se ajustan a la ley o al reglamento de propiedad horizontal, aprobar un aumento de la cuota de administración sin un presupuesto debidamente sustentado puede convertirse en una causal de impugnación.
Este escenario no beneficia a nadie: genera conflictos internos, desgaste administrativo y posibles costos legales para el conjunto.
La salida sensata
Una alternativa razonable y preventiva consiste en:
- Presentar siempre el informe histórico de ingresos y gastos.
- Elaborar, junto a este, la proyección detallada de ingresos y gastos del año que comienza.
- Ajustar únicamente los rubros que realmente se ven afectados por factores como el salario mínimo, el IPC o la inflación.
- Someter ese presupuesto completo a aprobación expresa de la asamblea.
Este enfoque aporta transparencia, permite decisiones informadas y reduce de manera significativa el riesgo de impugnaciones.
Distinguir entre un informe histórico de ingresos y gastos y un presupuesto no es un asunto menor ni un formalismo. Se trata de una diferencia clave para la planeación, la transparencia y la toma de decisiones informadas en la propiedad horizontal.
Una acción responsable por parte de los propietarios, el consejo y la administración consiste en solicitar que, junto con los informes históricos, se presente siempre una proyección clara y detallada de los ingresos y gastos del año que comienza, con valores actualizados. Este ejercicio permite evaluar con mayor claridad la necesidad de ajustes en la cuota de administración y fortalece la confianza entre las partes.
Promover presupuestos bien sustentados no busca generar conflictos, sino prevenirlos. Es una práctica sana que protege a la copropiedad, facilita el control y contribuye a una gestión más ordenada y transparente.