En el ejercicio de la propiedad horizontal, sociedades o gremios, las reuniones colectivas son el escenario donde se definen reglas y cuotas que afectan el patrimonio y la conducta de sus integrantes. En este contexto, el uso de grabaciones de video o audio por parte de un asistente legítimo constituye una herramienta fundamental para garantizar el debido proceso y la transparencia administrativa
La asamblea no es una reunión privada
La asamblea de propietarios no es una reunión personal ni familiar.
Es el lugar donde se toman decisiones que obligan a todos los propietarios, asistan o no.
Según la Ley 675 de 2001, en la asamblea se decide sobre:
- Cuotas de administración
- Presupuestos
- Contratos
- Obras
- Sanciones
- Elección del administrador
Cuando una reunión decide sobre dinero, derechos y deberes comunes, no existe una expectativa razonable de privacidad comparable a una reunión familiar o personal.
La ley no prohíbe grabar
La Ley 675 de 2001 no dice en ninguna parte que esté prohibido grabar una asamblea.
Lo que sí exige la ley es:
- Que se haga un acta fiel de lo ocurrido (art. 47)
- Que los propietarios puedan revisar y reclamar si el acta no refleja la realidad (art. 49)
Si la ley no lo prohíbe, la administración no puede prohibirlo por su cuenta.
¿Y si el reglamento dice que no se puede grabar?
Un reglamento interno no puede ir contra la Constitución.
La Constitución dice que, si una norma inferior contradice un derecho constitucional, no se aplica en ese caso (artículo 4).
ARTICULO 4o. La Constitución es norma de normas. En todo caso de incompatibilidad entre la Constitución y la ley u otra norma jurídica, se aplicarán las disposiciones constitucionales.
Un reglamento que prohíbe grabar puede afectar:
- El derecho a defenderse (art. 29 C.P.), porque quita una prueba
- El derecho a informarse (art. 74 C.P.), porque obliga a creer solo en el acta
- La correcta delimitación del derecho a la intimidad (art. 15 C.P.), al extenderlo indebidamente a decisiones adoptadas en un ámbito colectivo.
Esto no elimina el reglamento, pero sí impide usarlo para vulnerar derechos fundamentales.
Intimidad vs. decisiones colectivas
La intimidad protege la vida personal (art. 15 de la Constitución), no la administración del conjunto.
La Corte Constitucional ha dicho que:
- La intimidad no es absoluta
- Se reduce cuando se toman decisiones que afectan a otros
* Sentencia T-280/22
Por esa razón, el tribunal ha clasificado los espacios en: privados, semiprivados, semipúblicos y públicos. El espacio privado se caracteriza por ser el lugar en el que las personas desarrollan su personalidad y ejercen su intimidad de manera libre en un ámbito inalienable, inviolable y reservado. La residencia es el lugar de mayor privacidad. Por el contrario, el espacio público es el: “lugar de uso común en el que los ciudadanos ejercen numerosos derechos y libertades”. Según la Corte: “este tipo de espacios se caracterizan por ser lugares de socialización, interacción, intercambio, integración y de encuentro para los ciudadanos”.
Entre esos dos extremos existen lugares intermedios. Estos ostentan características tanto públicas como privadas (i.e. centros educativos, colegios, universidades e institutos, parques, cines, teatros, estadios, restaurantes, bibliotecas, entidades públicas y privadas con acceso al público, bancos, almacenes, centros comerciales, empresas, oficinas, entre otros). En función del lugar, el individuo podrá ejercer diferentes derechos y deberá tolerar una mayor o menor intromisión de terceros que es correlativa a la menor o mayor expectativa razonable de intimidad.
En una asamblea:
- Todos saben que sus palabras tienen efectos
- No se habla de vida privada
- Se habla de dinero y administración
Invocar la intimidad para impedir la grabación es un uso abusivo del derecho.
Si otros propietarios no quieren que se grabe
Los derechos constitucionales:
- No se votan
- No dependen de mayorías
- No desaparecen porque otros se incomoden
Aunque muchos no quieran que se grabe, eso no elimina:
- El derecho a defenderse (art. 29 C.P.)
- El derecho a tener pruebas (art. 29 C.P.)
- El derecho a la información (art. 20 C.P.)
La asamblea decide sobre administración, no sobre derechos constitucionales.
¿Qué es lo más seguro grabar?
Lo más seguro es grabar:
- A la mesa directiva
- Las pantallas con cifras y decisiones
Así se evita discutir sobre caras o asistentes y se registra lo importante.
Esto:
- Reduce discusiones sobre imágenes personales
- Centra el registro en la función administrativa
- Refuerza la finalidad probatoria
Quien ejerce funciones de dirección no puede alegar intimidad en ese rol.
También puede optar por Grabar Solo Audio
Para evitar discusiones sobre intimidad y datos sensibles, la alternativa jurídicamente más sólida es grabar únicamente el audio de la asamblea. La Superintendencia de Sociedades ha señalado que documentar lo ocurrido en medios magnetofónicos no afecta esferas personales ni requiere autorización de los asistentes, Enlace. El audio captura la deliberación y la votación que es lo que realmente importa para probar la fidelidad del acta sin generar los conflictos asociados a la captura de imagen. Si además desea video, limite el encuadre a la mesa directiva y las pantallas con cifras, que son quienes ejercen funciones administrativas y tienen una expectativa de privacidad reducida.
Párrafo Concepto 220-000058 del 5 de enero de 2010: En consecuencia, tomar notas personales de la reunión o grabar en medios magnetofónicos o audiovisuales, no afecta el derecho de reserva de la sociedad, ni afecta esferas personales ajenas por una supuesta apropiación indebida de la imagen o de la voz de los consocios; pero tal conducta le impone al socio la obligación de custodiar y de no utilizar indebidamente su documento, de la misma forma en que está obligado a no utilizar la información conocida en la reunión en detrimento de los intereses legítimos de la sociedad.
Prohibir grabar también es una decisión
Ordenar que no se grabe no es una sugerencia, es una decisión administrativa interna
Es una decisión que debe:
- Tener una norma clara
- Estar bien explicada
Si no existe una norma clara que la sustente, la prohibición es arbitraria y puede ser cuestionada mediante:
- Derecho de petición
- Impugnación de decisiones (art. 50 Ley 675)
Grabar no es delito
Grabar una asamblea no es ilegal.
El problema no es grabar, el problema es:
- Difundir el video
- Editarlo
- Sacarlo de contexto
Si la grabación es solo para respaldo personal, es válida.
Dejar constancia en el acta
Si se ordena suspender la grabación, es razonable solicitar:
“Que quede en el acta quién ordenó no grabar y con base en qué norma.”
Esto traslada la carga jurídica a quien prohíbe, no a quien graba.
En resumen, su derecho a grabar para verificar la fidelidad de lo decidido prevalece, siempre que mantenga la grabación bajo su custodia y no la publique de forma abierta.
* ¿Qué dice la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre grabar?
La SIC, como autoridad de protección de datos, suele advertir que grabar la voz o imagen de una persona sin su consentimiento puede vulnerar el derecho al hábeas data (Ley 1581 de 2012) Enlace. Sin embargo, la misma ley establece una excepción crucial en su artículo 2°, literal a: el régimen de protección de datos no se aplica a las grabaciones mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Esto significa que un propietario que graba una asamblea con su celular para su propio respaldo y control no está sujeto a la Ley 1581, siempre que no difunda la grabación a terceros (redes sociales, grupos masivos, prensa).
La SIC, por lo tanto, no tiene competencia para sancionar una grabación personal que no sea suministrada públicamente. La prohibición legal no es grabar, sino divulgar sin autorización. En armonía con lo anterior, la Superintendencia de Sociedades (concepto 220-000058 de 2010) ha sido clara: documentar individualmente lo ocurrido en la reunión “no afecta esferas personales ajenas por una supuesta apropiación indebida de la imagen o de la voz de los consocios”. Así, el derecho a grabar para verificar el acta es un derecho individual del propietario, cuyo límite está en custodiar el archivo y no utilizarlo indebidamente.
Párrafo Articulo 2 Ámbito de la aplicación Ley 1581 de 2012 El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación:
a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
* Sobre jurisprudencia en propiedad horizontal, si no encuentro una sentencia que hable específicamente de “edificios”, ¿estoy perdido?
No. El derecho no funciona como un diccionario donde se busca la palabra exacta. En Colombia, lo que importa es el derecho fundamental vulnerado (debido proceso, salud, igualdad, libertad de expresión) y el principio constitucional en juego. Si un juez ya protegió ese derecho en un hospital, un colegio o una empresa, ese mismo razonamiento puede aplicarse por analogía a un conjunto residencial o a una asamblea de copropietarios.
Para entender si es legal grabar una asamblea de copropietarios, debemos aplicar la doctrina constitucional sobre “lugares intermedios” (semiprivados o semipúblicos), desarrollada por la Corte Constitucional en sentencias como la T-280/22, T-364/18 y T-407/12.
Si bien un edificio o conjunto residencial es propiedad privada, el salón social o el lugar donde se realiza la asamblea no se equipara al interior de un apartamento. En el hogar, la intimidad es absoluta y opera como un derecho fundamental en su máxima expresión. En cambio, la Corte ha sostenido de manera reiterada que, en los espacios intermedios donde concurren varias personas con un interés común, la “expectativa de intimidad” se reduce significativamente.
En una asamblea de copropietarios, los propietarios no actúan en el ámbito de su vida íntima o familiar, actúan como miembros de una comunidad organizada, ejerciendo funciones de participación, control y toma de decisiones que afectan a todos los copropietarios. En ese contexto, el interés colectivo en la transparencia, la rendición de cuentas y la garantía del debido proceso adquiere especial relevancia constitucional.
Por lo tanto, al tratarse de un espacio con características mixtas (privado en su acceso pero comunitario en su función), el derecho a registrar lo que allí sucede, esto es, a grabar la asamblea, puede prevalecer sobre eventuales restricciones reglamentarias, siempre que se cumplan dos condiciones esenciales:
Uso restringido: el material se utilice exclusivamente para asuntos de la copropiedad (como probar un hecho en una impugnación o en un proceso judicial) y no para acosar, divulgar datos sensibles sin autorización o atentar contra el buen nombre de los asistentes.
Finalidad legítima: la grabación se realice para garantizar la transparencia, el control de los administradores, la veracidad de la información o la constancia del debido proceso.